Em 7 de abril de 2015, a CVM publicou a Instrução 561, com o intuito de normatizar a participação e a votação à distância de acionistas em assembleias gerais de companhias abertas, bem como o registro de sua presença em tais conclaves.

Contudo, em 18 de novembro de 2015, a CVM publicou a Instrução 570, alterando a anterior, de modo a tornar facultativa a adoção do voto à distância em assembleias realizadas em 2016.

A nova medida somente passará a ser obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2017 para as companhias que, em 7 de abril de 2015, possuíam ao menos uma espécie ou classe de ações integrantes dos índices IBrX-100 e IBOVESPA. Para as companhias abertas registradas na categoria A, com as ações admitidas a negociação em bolsa, a instrução entra em vigor a partir de 1º de janeiro de 2018.

Em linhas gerais, podemos resumir em três grandes propostas as inovações sugeridas pela CVM por meio da Instrução 561: (i) a criação de um boletim de voto a distância; (ii) a regulamentação da forma de entrega do boletim de voto a distância, seja mediante o uso de terceiros prestadores de serviços ou por meio da entrega direta e (iii) a inclusão de propostas e de candidatos no boletim de voto a distância.

O boletim de voto a distância é um documento eletrônico que a companhia deverá entregar aos seus acionistas até 30 dias antes da assembleia geral. Ele deve conter: (i) todas as matérias constantes da agenda da assembleia a qual se refere; (ii) as orientações sobre a possibilidade de envio (direta ou via prestadores de serviço, correio postal ou eletrônico) e (iii) as orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto enviado diretamente à companhia seja considerado válido.

O boletim será exigido por ocasião da assembleia geral ordinária e sempre que a assembleia geral for convocada para deliberar sobre a eleição de membros do conselho fiscal e do conselho de administração. Nesse último caso, somente quando a eleição se fizer necessária: (i) por vacância da maioria dos cargos do conselho, (ii) por vacância em conselho que tiver sido eleito por voto múltiplo ou (iii) para preenchimento das vagas dedicadas à eleição em separado de membros do conselho de administração, quando houver a possibilidade de adoção do voto múltiplo.

O boletim de voto a distância deverá ser entregue até sete dias antes da data da assembleia, podendo ser enviado pelo acionista: (i) diretamente à companhia, por correio ou sistema eletrônico, mediante a apresentação de versão impressa ou (ii) por meio de custodiantes (se as ações estiverem em depositário central) e escrituradores (se as ações estiverem registradas nos livros).

A Instrução permite ainda que acionistas que detenham entre 0,5% a 2,5% de uma determinada espécie de ações (a depender do capital social da companhia) possam propor candidatos no boletim de voto à distância da assembleia geral que deliberar sobre a eleição de membros do conselho fiscal e de administração.

Acionistas detentores de 1% a 5% do capital social de uma determinada Companhia (a depender do seu capital social) poderão também incluir propostas de deliberação no boletim de voto a distância disponibilizado por ocasião das assembleias gerais ordinárias.

A solicitação de inclusão de candidatos e de propostas deverá ser apresentada até: (i) 45 dias antes da data de realização da assembleia geral ordinária ou (ii) 35 dias antes da realização da assembleia, na hipótese de assembleia geral extraordinária convocada para esse fim.