A B3 S.A. – Bolsa, Brasil Balcão emitiu recentemente o segundo relatório sobre a adequação das companhias listadas no segmento do Novo Mercado ao seu regulamento, tendo como foco as obrigações que entrarão em vigor em 2021. No documento, foram analisadas 121 empresas integrantes do Novo Mercado.

As mudanças deverão estar totalmente concretizadas pelas companhias até as assembleias gerais a serem realizadas no exercício de 2021 (para aprovar os resultados do exercício de 2020). Esse prazo é aplicável apenas às companhias que já eram listadas no segmento até 2 de janeiro de 2018. As que ingressaram no Novo Mercado depois dessa data devem estar adimplentes com as novas regras desde a listagem.

Como no primeiro relatório, emitido em fevereiro de 2019, a B3 apontou que várias companhias ainda não realizaram todas as mudanças exigidas (os dois documentos podem ser consultados no site da B3). Fica evidente, portanto, que a B3 está acompanhando regularmente a implementação das alterações exigidas pelo regulamento de seu segmento premium, no qual há maior nível de exigência quanto aos padrões de governança corporativa.

Neste artigo, fornecemos algumas orientações sobre como devem ser feitas as adaptações para atender ao regulamento.

Alterações no estatuto social

As companhias precisam adaptar seus estatutos sociais para prever a composição do conselho de administração com, pelo menos, dois conselheiros independentes ou 20% da composição do conselho, o que for maior (é mandatório que os critérios de independência estejam de acordo com a nova redação do regulamento).

Elas deverão adequar também os dispositivos sobre alienação de controle (arts. 37 e 38), saída do Novo Mercado (arts. 42 a 45), arbitragem (arts. 39 e 40) e alguns outros itens previstos no regulamento.

O ofício 618/2017-DRE, emitido pela B3, é bastante útil no processo, pois descreve exemplos de cláusulas que atendem às novas disposições. Ele está disponível para consulta no site da B3.

Em regra, as companhias que passaram pela adaptação de seus estatutos adotaram as cláusulas constantes do ofício ou optaram por redações bastantes semelhantes às indicadas pela B3 nesse documento de orientação.

Avaliação da administração

Conforme disposto no artigo 18 do regulamento, as companhias devem estruturar e divulgar um processo de avaliação de suas administrações (conselho de administração, diretoria e comitês). Para cumprir essa exigência, é preciso mencionar os mecanismos de avaliação da administração no item “d” da seção 12.1 do Formulário de Referência.

Em geral, as companhias têm sido bastante sucintas nas descrições de seus processos de avaliação. Algumas optam por descrevê-los por órgão (abaixo um exemplo relativo ao conselho de administração):

“O Conselho de Administração possui processo de avaliação. A avaliação do Conselho de Administração é anual, formal e estruturada, conduzida pelo seu Presidente, e contempla duas dimensões de avaliação:

Avaliação da Atuação Global do Conselho e Avaliação Individual entre Membros. Em relação a atuação global os critérios de avaliação são agrupados em 4 categorias: a) Foco Estratégico do Conselho; b) Conhecimento e Informações sobre o Negócio; c) Independência do Conselho; e d) Organização e Funcionamento. Na Avaliação Individual entre Membros, os itens de avaliação são agrupados nas seguintes categorias: a) Isenção, b) Efetiva Contribuição para o Processo Decisório e c) Assertividade.

O objetivo do processo é facilitar a reflexão e a discussão estruturada sobre as ações de melhoria contínua da atuação do Conselho de Administração, aprimorando sistematicamente a eficiência deste órgão. A primeira etapa do processo é uma reflexão individual de cada membro a respeito do Conselho de Administração, em um questionário. Depois, há a consolidação dos apontamentos individuais e uma conversa de cada membro do Conselho de Administração com o seu Presidente, que conduz processos de entrevistas e feedbacks. Os resultados são consolidados e discutidos em reunião do Conselho de Administração, que então estabelece um plano de ação para eventuais melhorias.”

Outras companhias, como no exemplo abaixo, descrevem a avaliação em conjunto para todos os órgãos da administração:

“As avaliações de desempenho dos órgãos de administração e assessoramento, como órgãos colegiados, são feitas anualmente, após análise e recomendações feitas pelo Comitê de Governança Corporativa ao Conselho de Administração, contemplando diversos aspectos relacionados ao funcionamento de tais órgãos durante o período em análise, dentre os quais a qualidade da participação e desempenho, visando identificar oportunidades de melhoria no funcionamento dos órgãos. As avaliações são feitas mediante entrevistas com os membros de cada órgão e principais executivos da Companhia, os quais também fazem uma autoavaliação sobre o seu desempenho no exercício de suas funções, sem, no entanto, avaliar de forma individual os demais membros da administração e/ou outros órgãos. A Companhia utiliza o resultado de tais avaliações no contínuo aprimoramento de sua estrutura de governança corporativa, inclusive relativamente ao funcionamento do Conselho de Administração, fazendo as adequações necessárias para que suas práticas estejam sempre alinhadas com as melhores práticas locais e internacionais. A Companhia já realizou avaliação da administração em 2019, tendo havido discussão com o Conselho de Administração em maio deste ano. Não foram contratados serviços de consultoria ou assessoria externa pela Companhia relacionados ao objeto deste item “d”.”

Comitê de Auditoria

As companhias precisam implementar um Comitê de Auditoria nos termos do artigo 22 do regulamento. As atribuições desse comitê devem ser exercidas na prática pelo órgão, acrescendo a governança corporativa da companhia.

No âmbito de fiscalização da B3, entretanto, a avaliação sobre a adoção do Comitê de Auditoria é realizada apenas formalmente, por meio da verificação da descrição de seu funcionamento e suas responsabilidades (conforme os itens 5.1 a 5.4 do Formulário de Referência), bem como de sua composição (itens 12.5/6 e 12.7/8).

As companhias que já instituíram o Comitê de Auditoria buscaram, em geral, conciliar as suas atribuições com as das áreas de Auditoria Interna e Compliance, que também se relacionam ao gerenciamento dos riscos da companhia (e que são exigidas pelo regulamento).

Em regra, as companhias optaram por atribuir ao Comitê de Auditoria funções de supervisão e avaliação da estrutura de controle de riscos, conforme os exemplos abaixo:

“Comitê de Auditoria, Gestão de Riscos e de Finanças: missão de supervisionar a operacionalização dos processos de auditoria interna e externa, dos mecanismos e controles relacionados à gestão de riscos, a coerência das políticas financeiras com as diretrizes estratégicas e o perfil de risco das unidades de negócio zelando, ainda, pela revisão das demonstrações financeiras e das informações divulgadas ao mercado”.

“Por fim, o Comitê de Auditoria, órgão da estrutura de governança da Companhia responsável por avaliar a efetividade e a suficiência da estrutura de controles internos e de gerenciamento de riscos, considera que os procedimentos voltados para aumento da eficácia dos processos de controles internos e de gestão de riscos atualmente adotados são adequados, conforme Relatório do Comitê de Auditoria divulgado nas Demonstrações Financeiras de 31 de dezembro de 2018”.

O regulamento exige que o Comitê de Auditoria: (i) tenha autonomia e orçamento aprovado pelo Conselho de Administração; (ii) tenha um coordenador indicado no Formulário de Referência; (iii) tenha um regimento interno (cuja íntegra deverá ser disponibilizada no sistema IPE Online da CVM); (iv) tenha as responsabilidades mínimas e a composição estipuladas pelo regulamento; (v) divulgue relatório de periodicidade mínima anual sobre seus principais assuntos e recomendações; e (vi) informe suas atividades trimestralmente ao Conselho de Administração, devendo a companhia divulgar a ata de reunião do Conselho de Administração em que tais informações forem analisadas.

Área de Auditoria

Outra obrigação relacionada à estrutura de auditoria é a constituição de uma área própria para desempenho dessa função na companhia (artigo 23 do regulamento).

Para verificar a implementação dessa estrutura, a B3 também avaliará os itens 5.1 a 5.4 dos formulários de referência. Em regra, as companhias têm optado por descrever a área de Auditoria como a responsável por realizar atividades operacionais relativas aos controles de riscos e de fornecer ao Comitê de Auditoria e ao Conselho de Administração informações necessárias ao aperfeiçoamento das ferramentas de gestão. Também têm sido atribuídas à área de Auditoria Interna funções de acompanhamento de denúncias ou outras atividades desempenhadas em conjunto com as equipes de Compliance:

“A Auditoria Interna tem como escopo (i) emitir opinião quanto à conformidade dos processos; e (ii) investigar processos em casos de denúncias, com reporte ao Comitê de Auditoria, órgão de assessoramento do Conselho de Administração.”

“Diretoria de Auditoria Interna, subordinada ao Comitê de Auditoria, Gestão de Riscos e de Finanças, responsável realização de trabalhos em diferentes processos de negócio, conforme plano de auditoria validado anualmente pelo referido Comitê.”

“A Companhia conta, também, com uma Diretoria de Auditoria Interna, subordinada ao Comitê de Auditoria (órgão do Conselho de Administração), que atua na avaliação independente dos processos e da investigação de possíveis violações.”

“Diretoria de Auditoria: tem a missão de prover ao Conselho de Administração, ao Comitê de Auditoria e à Diretoria Colegiada avaliações independentes, imparciais e tempestivas sobre a efetividade do gerenciamento dos riscos e dos processos de governança, bem como a adequação dos controles internos e do cumprimento das normas e regulamentos associados às operações da Companhia e de suas controladas. A Auditoria interna reporta funcionalmente ao Conselho de Administração e ao Comitê de Auditoria, cabendo ao Comitê de Auditoria a realização da avaliação periódica de desempenho do Diretor de Auditoria, após ouvir as considerações da Diretoria Colegiada.”

Nos termos do parágrafo único do artigo 23 do regulamento do Novo Mercado, a companhia pode contratar auditor registrado na CVM para o exercício dessa função, em substituição à obrigação de constituí-la internamente.

Compliance, controles internos e riscos corporativos

A B3 avalia o cumprimento desse quesito a partir da análise dos itens 5.1 a 5.4 do Formulário de Referência, nos quais as companhias descrevem suas áreas de Compliance com as seguintes funções:

“Compliance: auxiliar no cumprimento, na conformidade e na aplicação de regulamentos internos e externos impostos às atividades da Companhia.”

“Diretoria de Compliance, subordinada à Vice-presidência Jurídica e de Compliance: responsável pelo programa de compliance contra a corrupção e o suborno, aplicado e atualizado de acordo com as características e riscos atuais das atividades da Companhia.”

Nos termos do regulamento da B3, as funções de Compliance, controles internos e riscos corporativos não podem ser acumuladas com atividades operacionais (consideram-se atividades não operacionais, entre outras, as desenvolvidas pelas áreas jurídica, de controladoria, de auditoria interna e de relações com investidores).

Divulgação das políticas e regimentos exigidos pelo regulamento

O regulamento do Novo Mercado, em diferentes artigos, exige que as companhias apresentem determinadas políticas, códigos e regimentos, conforme indicado a seguir:

• Regimento interno do Conselho de Administração (artigo 25)
• Regimento interno do Comitê de Auditoria e demais comitês (artigo 22, II, e artigo 25)
• Regimento interno do Conselho Fiscal (artigo 25)
• Código de conduta (artigo 31)
• Política de remuneração (artigo 32, I)
• Política de indicação dos membros do Conselho de Administração, seus comitês de assessoramento e diretoria estatutária (artigo 32, II)
• Política de gerenciamento de riscos (artigo 32, III)
• Política de transações com partes relacionadas (artigo 32, IV)
• Política de negociação com valores mobiliários (artigo 32, V)

A existência de políticas, códigos e regimentos é avaliada pela B3 com base em documentos disponibilizados pelas companhias no portal da CVM por meio do sistema Empresas Net.

Cada companhia elabora esses documentos para atender às exigências mínimas do regulamento e adequá-lo à sua própria realidade. Para as companhias que ainda precisam elaborar esses documentos, há boas referências disponíveis no sistema da CVM para consulta.

Conclusão

A elaboração periódica dos relatórios demonstra a importância que a B3 vem dando ao tema, bem como sua iniciativa de orientar e auxiliar as companhias no processo de conformidade com o regulamento. Espera-se, portanto, que o cumprimento dos dispositivos seja objeto de intensa fiscalização por parte da entidade.

Sendo assim, as companhias devem dar atenção especial às mudanças, ainda que contem com prazo razoável para sua adaptação. É importante ressaltar que alterações estruturais exigidas para o cumprimento das obrigações do regulamento nem sempre são de simples execução. Um exemplo é a implementação de áreas de auditoria interna e de compliance, que precisa ser avaliada desde já, pois pode depender de orçamento próprio e da contratação de pessoal especializado.